Kommunikation: Hybride Meetingformen – was geht, was nicht?

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Hybride Meetings in der Praxis Spirit Link
Gunther Tutein ist geschäftsführender Gesellschafter bei Spirit Link. Die Zukunft gehört für ihn Strategien, die digitale und klassische Marketing-Kanäle optimal miteinander verbinden. © Spirit Link

Hybride Meetings – die Mischform aus Präsenz und Online-Meeting – werden laut Spirit Link-Geschäftsführer Gunther Tutein  in Zukunft zu den Standards in der internen und externen Kommunikation zählen. Damit sie funktionieren, braucht es aber das richtige Setting. Was geht, was nicht? Ein Interview.

Health Relations: Herr Tutein, sind hybride Meetings nicht immer eine Notlösung? Sollten sich Unternehmen nicht einfach schlicht entscheiden, ob ein Meeting Online oder in Präsenz stattfindet?

Gunther Tutein: Klar ist es deutlich einfacher, wenn Meetings immer Online oder in Präsenz stattfinden. Ähnlich ist dies auch beim Thema Home Office: Wäre es einfacher, wenn immer alle ins Büro kämen oder ab jetzt immer alle zu Hause blieben? Ja, es wäre einfacher zu organisieren – gleichwohl wird die Zukunft dieses Misch-Szenario immer wieder bringen. Wenn das hybride Format gut gemacht und wohl gewählt ist, dann kann es sich durchaus als ideale Lösung anfühlen. Die Frage „schließe ich Person XY aus oder nehme ich sie online dazu?“ ist ein guter Trigger. Immer wieder wähle ich dann vielleicht das hybride Setting, als eine Person auszuladen.

Health Relations: OK. Wenn hybride Meetings in Zukunft zum Standard-Setting gehören, worauf sollte ich rein technisch achten?

Gunther Tutein: In erster Linie ist eine gute Akustik maßgeblich, damit alle gut verstanden werden. Heißt, mögliche Lärmquellen abschirmen und Hall vermeiden bzw. dämmen. Die Mikrofone der Sprecher sollten nah am Mund sitzen. Zudem sind ausreichend Bildschirme und qualitativ hochwertige Kameras maßgeblich.

Health Relations: Woraus muss ich bei der Besetzung achten: Braucht es zum Beispiel einen zusätzlichen Moderatoren oder eine Person, die den Chat verfolgt, damit wirklich alle Informationen beim Empfänger ankommen?

Gunther Tutein: Wir empfehlen je nach Größe der Veranstaltung die folgenden Rollen:
Der technische Support, der Teilnehmern hilft, dem Meeting beizutreten und bei Problemen zur Seite steht, ohne, dass sich dies auf die gesamte Gruppe auswirkt. Die technische Regie, die den Moderator mit den gewählten Tools entsprechend unterstützt. Ein Tontechniker, ein zusätzlicher Online-Moderator für den Chat. Ein grafischer Support, um Ergebnisse oder Zwischenstände entsprechend aufzuwerten.

Health Relations: Funktionieren hybride Meetings mit jeder Personenanzahl – oder gibt es Grenzen?

Gunther Tutein: Es gibt keine Grenze. Die vergangene Fußball-EM ist ein tolles Beispiel, das unbegrenzt für dieses hybride Format mit 1.000 Public Viewing-Locations auf der ganzen Welt funktioniert.
Bei anderen Formaten hingegen gibt es Grenzen. Rein Online kann ich beispielsweise auch eine Gruppe von 800 Leuten in 4er-Kleingruppen teilen und arbeiten lassen. Da stoße ich hybrid einfach an logistische Grenzen.

Health Relations: Funktionieren hybride Meetings für jede Form von Teams, bspw. auch in inklusiven Teams?

Gunther Tutein: Meinen Erfahrungen nach ist es nicht immer einfach, aber möglich. Hörgeräteträger beispielsweise nutzen ihre Hörsysteme als vollwertiges Headset und können diese auch ganz einfach via Bluetooth an Laptops, iPads & Co. koppeln. Auch bei Präsenzveranstaltungen haben gut versorgte Hörgeräteträger kaum Einschränkungen, wenn dies berücksichtigt wird. Ich kann an dieser Stelle aber nicht für die gesamte Breite an inklusiven Teams sprechen.

Health Relations: Welches Setting  funktioniert Ihrer Meinung nach bei hybriden Meetings überhaupt nicht?

Gunther Tutein: Wirklich unangenehm sind gut geplante Präsenz-Workshops mit größeren Gruppen von mehr als zehn Personen, bei denen dann spontan drei Teilnehmer online dabei sein wollen. Dann klappt die Akustik nicht, sie sehen die Tafelbilder nicht, Übungen am Whiteboard werden sehr schwierig. Dieses spontane Umplanen oder Improvisieren ist wirklich holprig und mühsam. Es ist aber auch schwer, dies abzulehnen. Ich vergleiche es gerne mit: „Wir haben eine Person aus Vietnam dabei, die gerne zuhören möchte. Können wir den Workshop spontan auf Englisch machen?“ Das kann gut gehen, kann aber auch um einiges schlechter werden.
Mit falschen Erwartungen kann jedes Setting zerstört werden. Ich sage beispielsweise den Teilnehmer, dass sie alle mitarbeiten dürfen und nutze ein Public Viewing-Setting. Das sorgt erwartungsgemäß für Frust.

Health Relations: Die technische Ausstattung steht, aber jemand muss sie beherrschen und auch die Abläufe kennen. Es deutet sich an, dass Teilnehmende dieses lernen, ja üben müssen. Was würden Sie raten, wie können sich diese am besten vorbereiten?

Gunther Tutein: Die Dinge einsetzen, lernen, wenn es nicht zu wichtig ist und wenn es wichtig ist, schon Erfahrung gesammelt haben.

Health Relations: Zusammenfassend: Was sind die größten Stolperfallen, wenn es um die Qualität von hybriden Meetings geht. Und wie kann man diese vermeiden?

Gunther Tutein: Glauben, dass es schon spontan funktionieren wird, wenn man sich Mühe gibt und nicht auf den Kopf gefallen ist. Ebenso der Glauben, dass eine gute Raumtechnik das Durchdenken und Vorbereiten ersetzt. Und zu guter Letzt: Hoffnung. Es ist maßgeblich das Ziel des Meetings zu definieren und das Ziel entscheidet über das Setting. Von hier an sollte es genau durchdacht und entsprechend vorbereitet werden.

Journalistin und Online-Redakteurin. Schreibt über Marken und Markenmacher in Healthcare, über Pharma- und Social-Media-Kommunikation.

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