Ein Buddy erleichtert Neuankömmlingen den Einstieg im Klinikum

Kliniken brauchen bei Personal und Ärzten gerade jede helfende Hand. Laut Bundesagentur für Arbeit können offene Stellen im Gesundheitswesen derzeit mehr als 100 Tage nicht besetzt werden. Entsprechend wichtig ist es, einmal gewonnene Mitarbeiter gut in die Betriebsabläufe einzuarbeiten und im Team aufzunehmen, um sie nicht wieder zu verlieren. Wer sich mangelhaft eingearbeitet fühlt, tendiert dazu, seinen Job wieder aufzugeben, so lautet ein Ergebnis der Onboarding-Studie 2020. Ein umfassendes Onboarding hingegen sorgt für eine starke Mitarbeiterbindung noch vor dem ersten Arbeitstag und eine größere dauerhafte Zufriedenheit.

Mitarbeiter kündigen vor erstem Arbeitstag

Ein zentrales Studienergebnis zeigt, dass 30 Prozent der Bewerber schon zwischen Vertragsunterzeichnung und dem ersten Arbeitstag wieder abspringen. Schuld daran kann ein schlechtes Preboarding sein, also die Phase vor dem direkten Arbeitsbeginn. „Wenn Mitarbeiter noch vor dem ersten Arbeitstag wieder kündigen, liegt dies in der Regel daran, dass die Klinik oder die Praxis es versäumt hat, in der Zeit zwischen Vertragsunterzeichnung und erstem Arbeitstag in einem regelmäßigen Austausch zu stehen und mit relevanten Informationen zu versorgen“, beschreibt Veit Lemke die Situation. Eine mangelhafte Kommunikation mit dem Arbeitgeber schon vor Arbeitsbeginn sorgt beim neuen Mitarbeiter für Nervosität und Unbehagen. Von diesem Phänomen ist das Gesundheitswesen genauso betroffen wie andere Branchen. „Ein schlecht durchgeführtes Preboarding sät bereits vor dem Eintritt ins Krankenhaus erste Zweifel und wer in dieser Zeit womöglich auch noch ein Angebot einer anderen Klinik erhält, hört auf sein schlechtes Bauchgefühl und macht den Arbeitsvertrag wieder rückgängig.“

Ein Pate als Ansprechpartner für neue Mitarbeiter

Effektives Onboarding setzt sich aus verschiedenen Komponenten zusammen: Auf der einen Seite stehen effiziente administrative Prozesse, so sollte beispielsweise der Arbeitsvertrag möglichst schnell nach der Zusage beim künftigen Mitarbeiter eintreffen. Außerdem sollte der Mitarbeiter am ersten Arbeitstag alles Erforderliche an seinem Arbeitsplatz vorfinden, dazu gehören auch notwendige Berechtigungen und Ausweise. Daneben darf auch die soziale Komponente im Onboarding nicht fehlen, z. B. sollte dem Neuankömmling ein Pate oder Buddy zur Seite gestellt werden, der als Ansprechpartner für alle Themen fungiert. Auch ein Welcome Day für neue Mitarbeiter gibt die Möglichkeit, Fragen zu stellen und neue Kontakte zu knüpfen. Durch die Vielzahl der Angebote entsteht beim Mitarbeiter insgesamt der Eindruck, willkommen an seinem Arbeitsplatz zu sein und sich für den richtigen Arbeitgeber entschieden zu haben. Doch viele Kliniken setzen diese Maßnahmen noch nicht konsequent um.  „Personaler und Führungskräfte unterschätzen immer noch oft, wie wichtig die Eindrücke sind, die ein neuer Mitarbeiter von der ersten Kontaktaufnahme, dem reibungslosen administrativen Ablauf sowie der Unternehmens- und Willkommenskultur bekommt“, erklärt Veit Lemke, Onboarding-Experte der Haufe Group. Es sei deshalb ein No-Go, neue Mitarbeiter aufgrund mangelhafter Einarbeitung zu verlieren.

Mangelndes Onboarding schadet dem Employer Brand

Ein schlechtes bzw. fehlendes Onboarding kann auch dem Employer Brand schaden. Fühlt sich der Mitarbeiter ungenügend informiert, kann das zu einem Leistungsabfall und zu einer Mehrbelastung der anderen Kollegen führen, die ihrerseits auch unzufriedener werden. Schlechte Erfahrungen tragen die Mitarbeiter nach außen – übrigens immer schneller als gute Erfahrungen – und schaden so auch dem Arbeitgeber. Im schlimmsten Fall muss der Arbeitgeber einen neuen Recruiting- und Onboarding-Prozess starten, weil Mitarbeiter das Unternehmen verlassen.

Technische Unterstützung einbeziehen

Doch wie können Arbeitgeber ihr Onboarding noch weiter verbessern? Ein möglicher Aspekt sind digitale Hilfsmittel wie das Remote-Onboarding. Laut Onboarding-Studie nutzen bereits 23 Prozent der Unternehmen digitale Tools wie z. B. eine Onboarding-Software oder eine App zur Digitalisierung und Strukturierung ihrer Onboarding-Prozesse. Mittels beispielsweise einer Onboarding-App können Mitarbeiter schon vor dem ersten Arbeitstag mit dem zukünftigen Arbeitgeber und den neuen Kollegen in den Austausch treten. „Diese App kann auf jedes Smartphone geladen werden und die Klinik befüllt sie mit Informationen, die für den jeweiligen Mitarbeiter relevant sind und nutzt sie als Kommunikationskanal. Dort kann sich dann beispielsweise auch das gesamte Team vorstellen, wenn die Kollegen in feste Schichten eingeteilt sind und keine Durchmischung stattfinden soll, es können virtuelle Kaffeepausen stattfinden, aber auch Dienstpläne eingestellt werden sowie Weiterbildungen absolviert werden“, erklärt Veit Lemke. Eine Onboarding-App ersetzt langfristig natürlich nicht den persönlichen Kontakt, sehr wohl kann sie diesen aber gezielt fördern und unterstützen.

Wer ist für das Onboarding zuständig?

Es ist wichtig, feste Zuständigkeiten für das Onboarding zu etablieren. Bisher geben laut Studie 14 Prozent der Befragten an, dass in ihrem Unternehmen niemand für das Onboarding zuständig ist. In 76 Prozent der Fälle zeichnet sich die HR verantwortlich.  Ein gutes Onboarding nutzt eine Mischung aus digitalen und analogen Möglichkeiten. Mehr als die Hälfte der in der Onboarding-Studie befragten HR-Verantwortlichen nutzen als Preboarding-Maßnahmen einen persönlichen Ansprechpartner und eine Begrüßungsmappe oder ein Willkommensschreiben für neue Mitarbeiter. Dabei sollten Arbeitgeber nicht vergessen, dass solche Maßnahmen nicht mit dem ersten Arbeitstag enden sollten, wenn eine dauerhafte Mitarbeiterbindung das Ziel ist.