Digitale Veranstaltungen: Worauf muss ich bei der Planung achten?

Health Relations: Welche Formate eignen sich für ein virtuelles Setting und welche müssen definitiv als Präsenzveranstaltung stattfinden? Uwe Spitzmüller:  Grundsätzlich können fast alle gängigen Veranstaltungsformate auch in einem virtuellen Setting stattfinden. Meiner Meinung nach haben sich Formate wie Vorträge, Abstimmungen, Kreativmeetings, Konferenzen, Advisory Boards, Q&As und Peer-to-peer-Meetings auf jeden Fall bewährt – die Gruppengröße spielt dabei keine Rolle. Ein bisschen schwieriger wird es bei Events, die vom reinen Networking und persönlichen Kontakten leben: Der zwanglose Smalltalk, wie er oft an Buffett-Tischen entsteht, lässt sich virtuell natürlich schwer ersetzen. Health Relations: Dabei ist das Networking in den Pausen bekanntlich ein wichtiger Teil von Präsenzveranstaltungen. Gibt es hierfür eine digitale Lösung?Uwe Spitzmüller: Auf digitalen Veranstaltungen ist das Networking kein Selbstläufer wie auf Präsenzveranstaltungen. In der virtuellen Welt müssen wir hier kreativ werden und diesen Aspekt bewusst in das Konzept einplanen, z.B. durch Breakout-Sessions oder eingerichtete Gesprächspartner-Finder. Health Relations: Wie finde ich heraus, welches virtuelle Format am besten zu meiner Veranstaltung passt?Uwe Spitzmüller: Am Anfang ist es immer wichtig, die eigenen Ziele zu definieren und klar vor Augen zu haben, was und wer mit der Veranstaltung erreicht werden soll. Außerdem kann es helfen, ein durchdachtes Konzept zu entwickeln, das direkt alle wichtigen Details zu Drehbuch, Ablauf, Didaktik und Methodik der Veranstaltung abdeckt: Um was geht es? Wie sieht der ideale Ablauf aus? Welche Inhalte sollen wie vermittelt werden? So können passende Formate und die begleitenden Tools identifiziert werden.

"Zu einer guten Vorbereitung zählt eine Testphase: Um unangenehme Überraschungen zu vermeiden, sollten möglichst alle Teilnehmer Ton, Bild und Internetqualität mindestens einmal getestet haben."

Health Relations: Was sind Ihre Learnings aus der Coronazeit: Auf welche 3 Punkte kommt es bei virtuellen Meetings vor allem an?Uwe Spitzmüller: Die Vorbereitung ist das A und O. Dies beinhaltet eine klare Zielsetzung für das Event sowie ein durchdachtes Konzept. Wie bereits erwähnt, ergeben sich die weiteren Schritte bzgl. Format, Methode und Tools aus der jeweiligen Zielsetzung, die entsprechend vorbereitet werden müssen. Zu einer guten Vorbereitung zählt außerdem eine Testphase: Um unangenehme Überraschungen zu vermeiden, sollten möglichst alle Teilnehmer Ton, Bild und Internetqualität mindestens einmal getestet haben, sodass zum Veranstaltungsbeginn alles fehlerfrei funktioniert. Womit wir auch schon beim zweiten Punkt wären: Eine stabile technische Basis wie der passende Video-Konferenzraum ist Grundvoraussetzung für ein einwandfreies, virtuelles Meeting. Außerdem kann ich allen Beteiligten nur raten, ein Headset zu benutzen, weil die Tonqualität dann deutlich besser ist. Je nach Format bieten sich flankierende interaktive Tools wie Whiteboards oder Live-Umfragen an. Zudem empfehlen wir auch immer eine Event-Website als zentrale Anlaufstelle, um den Teilnehmern die bestmögliche Nutzererfahrung zu bieten. Hier haben die Teilnehmer die Möglichkeit, sich mit den Tools vertraut zu machen und den Support für Fragen zu kontaktieren. Dritter wichtiger Punkt ist die klare Aufteilung sowie ein reibungsloses Zusammenspiel von Moderation und Regie. Die Moderation führt auf Basis des Drehbuchs durch die Agenda, und erläutert Abläufe und Inhalte. Auch die aktive Einbindung der Teilnehmer und das Einhalten von Aktivpausen gehört zu den Kernaufgaben der Moderation. Die Regie steuert dabei, was die Teilnehmer sehen, ist für die Kollaborations-Tools verantwortlich und reagiert auf die Anweisungen der Moderation.

"Die Moderation überlässt nichts dem Zufall und sorgt für Struktur auf Basis des Drehbuchs, initiiert aber auch spontanen Smalltalk."

Health Relations: Welche Anforderungen muss die Moderation noch erfüllen? Und welche der technische Support?Uwe Spitzmüller: Die Moderation überlässt nichts dem Zufall und sorgt für Struktur auf Basis des Drehbuchs, initiiert aber auch spontanen Smalltalk. Zudem erläutert sie die Aufgaben, Abläufe und Tools und bindet die Teilnehmer aktiv ein. Wichtig ist hierbei ein gutes Gespür, was den Teilnehmern zugemutet werden kann. Der technische Support wird bereits im Vorfeld zur technischen Abstimmung aktiv, erstellt Installationsanleitungen und betreut den Dry Run für den Technik-Check. Zudem sollten bei größeren Veranstaltungen vorsorglich Back-up-Kanäle eingerichtet werden, sofern es am Tag des Termins zu akuten Problemen wie Netzüberlastungen kommen sollte. Kurz vor dem Termin bietet unser Support noch Vorbereitungs-Sessions, um sicherzustellen, dass bei allen Teilnehmern die Technik läuft. Aber auch während der Veranstaltung ist der Support auf unterschiedlichen Kanälen über Live-Chat oder Telefon für alle Teilnehmer greifbar. Health Relations: Organisatorisch gibt es viel zu beachten: Wie viel Vorlauf benötigt beispielsweise die Planung einer digitalen Veranstaltung?Uwe Spitzmüller: Je nachdem, wie umfangreich das Event ist, sollten für die Konzeption ungefähr zwei bis vier Wochen eingeplant werden. In diesem Zeitraum erarbeiten wir ein entsprechendes Konzept mit Drehbuch, setzen die erforderliche Technik inklusive Testing auf und erstellen eine Event-Website als zentrale Plattform. Health Relations: Was ist mit den Kosten – lässt sich ein virtueller Kongress ebenso monetarisieren?Uwe Spitzmüller: Ich habe es persönlich noch nicht erlebt, aber warum nicht? Allerdings sollten hier dann auch eine entsprechende Wertigkeit der virtuellen Veranstaltung geboten sein.

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Zur Person:Uwe Spitzmüller ist seit 2007 als Consultant bei Spirit Link in Erlangen tätig und berät Kunden bei der Konzeption und Umsetzung von virtuellen Events. Darüber hinaus betreibt der passionierte Hobbykoch den Foodblog „High Foodality“, der seinen Ursprung in der Küche von Spirit Link hat.