Wie der Pharma-Mittelstand KI integriert

Künstliche Intelligenz verändert, wie Pharmaunternehmen Daten nutzen und Kampagnen steuern. Der Mittelstand setzt dabei auf kleine Teams, kurze Entscheidungswege und Erfahrungen aus der Praxis. Zwei Perspektiven zeigen, wie KI-Projekte strukturiert werden und warum Pragmatismus oft zum entscheidenden Fortschritt führen kann.

„Es gibt kaum noch ein Themengebiet, in dem KI keine Rolle spielt.“ Anna Bechara ist Digital-Health-Expertin bei Flying Health, der Strategieberatung für digitale Transformation im Gesundheitswesen. Sie begleitet Unternehmen aus Pharma, Versicherungen und Kliniken dabei, die Technologie einzuordnen und nutzbar zu machen. „Was mich stört, ist, dass KI mittlerweile zu einem generellen Begriff geworden ist, statt die Facetten klar zu benennen, von generativer KI bis zu Agentic AI.“ Bechara beschreibt eine Phase, in der viele mittelständische Pharmaunternehmen mit konkreten Anwendungen experimentieren, ohne langfristige Strategie im Hintergrund. Begeisterung und Skepsis halten sich die Waage. Dennoch: „KI ist angekommen, aber noch nicht vollständig integriert.“ Die spannende Phase beginnt laut Anna Bechara genau jetzt. Wenn aus Ideen Strukturen werden.

Zwischen Pragmatismus und Struktur

Für den Pharma-Mittelstand bedeutet der Umgang mit KI, Neues auszuprobieren, ohne die Grenzen aus dem Blick zu verlieren. Tabea Jost ist Head of Data & Digital Performance bei DR. KADE und treibt das Thema KI im Unternehmen voran. Für sie ist künstliche Intelligenz ein Leidenschaftsthema und ein strategisches Werkzeug, „um Kommunikation, Effizienz und Relevanz für unsere Zielgruppen nachhaltig zu verbessern“. Bei DR. KADE wird KI in mehreren Bereichen eingesetzt: unter anderem der Analyse von Arztkommunikation, bei der Content-Erstellung und in der Kampagnenauswertung. „KI ist für uns nicht Selbstzweck, sondern Verstärker für das, was uns ausmacht – Nähe zum Markt, Qualität und Glaubwürdigkeit“, so Jost. KI-gestützte Tools helfen, Informationen aus verschiedenen Systemen zusammenzuführen, Arztkommunikation konsistenter zu gestalten und Muster in Rückmeldungen zu erkennen. „Der Mensch steuert die Maschine“, sagt Jost. „Datengetriebene Entscheidungen müssen geprüft werden, die Verantwortung liegt immer bei uns.“

Case: KI-gestützte Newsletter bei DR. KADE

Ein zentrales Projekt steht kurz vor dem Start: die Einführung KI-gestützter Fach-Newsletter, die im kommenden Jahr live gehen sollen. Ziel ist es, Ärztinnen und Ärzte gezielter und relevanter anzusprechen. „Wir nutzen KI, um Inhalte auf Basis von Nutzerverhalten, Informationsbedürfnissen und Themeninteressen anzupassen“, erklärt Jost im Gespräch. Die Technologie unterstützt bei Textoptimierung, Tonalitätsanalyse und Themenpriorisierung. Sie analysiert, welche Inhalte wirklich gelesen und angeklickt werden. Dadurch entsteht eine datenbasierte Grundlage, um Fachinformationen präziser auszuspielen. Parallel werden KI-Tools in Content-Management und Kampagnen-Tracking eingesetzt, um Effizienz und Zielgruppenverständnis zu erhöhen. Die Vorbereitung läuft bereichsübergreifend. Marketing, IT und Medical Affairs arbeiten eng zusammen.

Was der Mittelstand besser kann und wo seine Grenzen liegen

Tempo, Pragmatismus, Nähe zur Praxis: Drei Eigenschaften, die Anna Bechara als klare Stärken des Mittelstands sieht. „Kleine Teams können schneller entscheiden, ausprobieren und korrigieren. Sie müssen sich nicht durch lange Abstimmungsprozesse bewegen. Das ist ein Vorteil, wenn man mit neuen Technologien arbeitet.“ Auch bei DR. KADE ist diese Beweglichkeit spürbar. Das Unternehmen vereine, so Jost, Agilität, um Neues zu testen, und die Stärke, um daraus Strukturen zu schaffen. So lässt sich KI schrittweise in bestehende Prozesse integrieren, ohne die Organisation zu überfordern. Gleichzeitig zeigt sich die Kehrseite: begrenzte Budgets und Ressourcen. Das macht die Einführung komplexer. „Es reicht nicht, ein Tool einzuführen“, betont Tabea Jost. „Wir müssen die Menschen befähigen, damit zu arbeiten und den Mehrwert zu erkennen.“ Hinzu kommen regulatorische Vorgaben, die das Gesundheitswesen mit sich bringt. „Diese Vorsicht im Umgang mit Datenschutz, Heilmittelwerbegesetz und medizinischer Qualitätssicherung ist Teil der DNA unserer Branche“, sagt Jost. „Aber sie darf nicht lähmen. Entscheidend ist, die Balance zu finden zwischen Verantwortung und digitaler Experimentierfreude.“ Für Anna Bechara sind die gesetzlichen Bestimmungen kein Hindernis, sondern ein Standortvorteil: „Deutschland hat gute Leitplanken und sehr verantwortungsbewusste Unternehmen. Oft legen wir zusätzliche Skepsis obendrauf, obwohl der Rahmen bereits stark ist.“

Wo KI im Mittelstand Wirkung entfaltet

Es sind vor allem drei Bereiche, in denen KI im Pharma-Mittelstand besonders wirksam sein kann: Content, Insights und Timing. Im Content-Management lassen sich Texte übersetzen und auf unterschiedliche Zielgruppen anpassen.
Im Bereich Insights analysiert KI Daten aus CRM-Systemen und macht Zusammenhänge sichtbar, die zuvor ungenutzt blieben. Und beim Timing verkürzen automatisierte Analysen die Reaktionszeit kleiner Teams. Ein Vorteil, den gerade mittelständische Organisationen nutzen können. KI, betont Anna Bechara, brauche keine großen Plattformen, sondern vor allem Offenheit, Datenqualität und klare Verantwortlichkeiten.

Führung, Schatten-KI und Lernkultur

Stichwort Verantwortlichkeit: Braucht es spezielle Abteilungen oder Funktionen, die sich nur um die KI kümmern? Nein, sagt Anna Bechara. „Wichtiger ist, Wissen in alle Abteilungen zu tragen und Ansprechpartner in den Teams zu haben, die das Thema mitdenken.“ Sie beobachtet in vielen Unternehmen das Phänomen einer Schatten-KI: Tools, die Mitarbeitende eigenständig ausprobieren. Aus Neugier, aber ohne zentrale Freigabe oder Einbettung in Prozesse. „Das zeigt, wie groß der Bedarf an Orientierung ist“, sagt sie. „Wenn solche Anwendungen unkontrolliert bleiben, entstehen rechtliche und organisatorische Risiken. Aber sie machen auch deutlich, dass die Motivation, Neues zu lernen, längst da ist.“
Bei DR. KADE wird dieser Lernimpuls bewusst aufgegriffen. KI hat oberste Priorität. Eine interdisziplinäre Arbeitsgruppe aus HR, IT und Commercial treibt den Prozess voran. Ziel ist, Strukturen zu schaffen, die langfristig tragen, und gleichzeitig Raum zu lassen für Neugierde und Erprobung. „Es braucht eine Haltung, die Veränderung zulässt“, sagt Tabea Jost. „Wir wollen unsere Teams befähigen, mit der Technologie zu arbeiten, nicht sie mit Tools überrollen.“

Fazit: KI ist Problemlöser

„KI ist kein Orakel, sondern ein Spiegel. Sie zeigt uns, wozu wir bereit sind“, fasst Anna Bechara zusammen. Im Mittelstand entscheidet nicht die Größe über den Erfolg, sondern die Klarheit im Handeln: ausprobieren, bewerten, integrieren. Wo Führung Orientierung gibt und Experimentieren erlaubt ist, wird KI zum Werkzeug, das schlicht Probleme löst. Ganz ohne Hype.

FAQ: KI im Pharma-Mittelstand

Was unterscheidet den Mittelstand von Big Pharma?
Kleinere Teams, kurze Entscheidungswege und direkter Praxisbezug. Entscheidungen werden schneller getroffen, KI-Projekte häufiger getestet und angepasst.

Wo wird KI heute eingesetzt?
Vor allem in der Arztkommunikation, im Content-Management und im Kampagnen-Tracking. Dr. Kade startet 2026 mit KI-gestützten Fach-Newslettern für Ärzt:innen.

Welche Rahmenbedingungen gelten?
Datenschutz (DSGVO), Heilmittelwerbegesetz und medizinische Qualitätssicherung setzen enge Grenzen. KI muss sich in bestehende Prozesse einfügen – nie am Regelwerk vorbei.

Was sind die größten Herausforderungen?
Begrenzte Ressourcen, fehlende IT-Kapazitäten und der Bedarf an klarer Governance. KI erfordert Schulung, Verantwortlichkeiten und einen bewussten Umgang mit Daten.

Welche Haltung prägt den Einsatz?
Verantwortung und Pragmatismus. Fortschritt entsteht dort, wo Führung Orientierung gibt und Teams Freiraum haben, zu lernen und auszuprobieren.

(Disclaimer: Die FAQ wurden mit KI erstellt.)