Frontalunterricht war gestern. Barcamps gelten als innovatives, lebendiges Veranstaltungsformat. Auch für Healthcare-Themen hat das Format Potenzial. Novartis zum Beispiel veranstaltete mit dem PsoCamp Anfang 2019 ein eigenes Barcamp mit Schwerpunktthema Psoriasis. Eine Premiere für das Team um die Barcamp-Mitverantwortliche Diana Drescher, Senior Franchise Communications Manager bei Novartis. Wir haben sie gefragt, was Pharma-Unternehmen bei der Organisation von Barcamps beachten sollten. Hier kommen ihre 10 Empfehlungen.
1. Zielgruppe muss zum Format passen
Für mich die wichtigste Voraussetzung für ein erfolgreiches Barcamp: Die Zielgruppe muss sich austauschen wollen. Wir haben vor zwei Jahren einen eigenen Facebook-Kanal für das Thema Psoriasis ins Leben gerufen, der gut angenommen wurde und auf dem wir sahen: Die Betroffenen wollen sich austauschen und das ohne Scheu vor Öffentlichkeit. Beste Voraussetzungen für ein Format wie das Barcamp, das auf Engagement fußt.
2. Patient steht im Mittelpunkt
Wir haben uns bewusst für ein Barcamp entschieden, weil wir den Patienten eine Plattform schaffen wollten und ihnen die Möglichkeit geben wollten, den Tag selber zu planen und zu gestalten. Deshalb haben wir auch Ärzte oder Experten auf dem Gebiet bewusst nicht eingeladen. Es ging um die Betroffenen, sie sollten zu Wort kommen. Um möglichst viele Betroffene zu erreichen, haben wir das PsoCamp als kostenfreies Event angeboten, gerne mit Anmeldung, diese war aber nicht verpflichtend für die Teilnehmer.
3. Unabhängige Moderation
Wir als Pharma-Unternehmen waren zwar Veranstalter, haben uns aber bewusst bei der Moderation herausgehalten. Wir haben uns für eine unabhängige Moderatorin, für Anne Seubert, entschieden, die Erfahrung in der Organisation und Konzeption von Barcamps hat. Übrigens auch für Healthcare-Themen. Der Punkt Moderation ist aus meiner Sicht wichtig, weil es ein Regelwerk und einen Rahmen für Barcamps geben muss, die der Moderator feststeckt und im Veranstaltungsverlauf im Blick behält.
4. Veranstaltung im Vorfeld kommunizieren
Wie und wo erreiche ich meine Zielgruppe, um die Veranstaltung zu bewerben? Für uns ist Facebook ein essenzieller Kanal. Außerdem haben wir eine Unterseite auf unserer Website eingerichtet, um das Format Barcamp als solches zu erklären. Man kann nicht davon ausgehen, dass alle Betroffenen dieses bereits kennen.
5. Funktionale und neutrale Räumlichkeiten
Wir haben uns bewusst für neutrale Räumlichkeiten, für eine Jugendherberge in Köln, als Veranstaltungsort entschieden. Das baut Hemmungen seitens der Gäste ab und nimmt das Gefühl, es würde sich um eine Werbeveranstaltung handeln, was rechtlich sowieso verboten ist. Die Location sollte die Möglichkeit bieten, Sessions parallel in abgeschlossenen Räumen laufen zu lassen. Weiterhin sollte hier das Catering seinen Platz finden und ein zentraler Versammlungsort gegeben sein.
6. Genügend Personal einplanen
Rund sechs Novartis-Mitarbeiter haben die Veranstaltung begleitet. Wegen der Meldepflicht von Nebenwirkungen saß immer auch ein Novartis-Mitarbeiter in den Sessions. Das haben wir im Vorfeld auch entsprechend kommuniziert.
7. Nähe schaffen
Wir starteten den Tag mit einer Begrüßungsrunde, jeder Teilnehmer hat sich persönlich vorgestellt, um Nähe zu schaffen und Blockaden abzubauen. Damit das klappt, sollte ausreichend Zeit eingeplant und ein Barcamp nicht zu groß aufgezogen werden. Wir haben im Vorfeld mit rund 100 Teilnehmern geplant. Diese Teilnehmerzahl haben wir nicht erreicht, der Veranstaltung hat das keinen Abbruch getan.
8. Timing einhalten
Das PsoCamp startete um 9 Uhr und endete um 18 Uhr. Das ist ein langer Tag, der gut strukturiert sein muss. Wir haben die Sessions in zwei Blöcken angelegt, einer Vormittags, einer Nachmittags, dazwischen eine Mittagspause. Die Sessions hatten eine maximale Laufzeit von 45 Minuten.
9. Ergebnisse dokumentieren
Wir haben ausgewählte Sessions mit Sketch Notes dokumentiert. Der Vorteil: Dieses Verfahren arbeitet visuell und eignet sich besser als Text für eine Nachbereitung. Die Bilder haben wir nach der Veranstaltung über unsere digitalen Kanäle, vor allem Facebook, ausgespielt.
10. Rückschlüsse ziehen
Das PsoCamp hat es uns ermöglicht, Rückschlüsse und neue Erkenntnisse bezüglich der Bedürfnisse und Themen von Psoriasis-Betroffenen zu ziehen. Diese haben wir in unsere Content-Strategie einfließen lassen. Zum Beispiel kam auf dem Barcamp immer wieder das Thema Ernährung zur Sprache. Das Thema haben wir im Anschluss auf unseren Kanälen inhaltlich wieder aufgegriffen.
10 Regeln für ein Barcamp und die Erkenntnis: Ein Barcamp zu organisieren bedeutet intensive Vorbereitung. Trotzdem: Die Frage, ob Novartis mit dem PsoCamp 2020 in die 2. Runde gehen wird, beantwortet Diana Drescher mit „Ja“.
