Personalbedarf: 4 Tipps für die Planung Ihres Klinikpersonals

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So planen Sie den Personalbedarf an Ihrer Klinik

Krankenhäuser planen ihren Personalbedarf nicht richtig. Größtes Manko: Der Personalbedarf wird lediglich ein Jahr im Voraus berrechnet. 4 Tipps, wie Sie Ihre Bedarfsplanung effektiver gestalten.

Die Ergebnisse der aktuellen Krankenhaus-Controller-Studie offenbaren bei vielen Kliniken große Schwachstellen bei der Planung ihres Personalbedarfs. Der Deutsche Verein für das Krankenhaus-Controlling (DVKC) hat die Studie vorgestellt, die das Beratungsunternehmen ZEB und die Schumpeter School of Business and Economics durchgeführt haben. Im Oktober und November 2017 wurden dazu rund 1.900 Personen von 146 Kliniken befragt. Wir haben uns die Studie angeschaut und die wichtigsten Tipps für eine effektive Bedarfsplanung zusammengestellt.

1. Planen Sie Ihren Personalbedarf langfristig!

Laut Studienergebnissen plant ein Großteil der Kliniken, nämlich 62 Prozent, ihren Personalbedarf lediglich ein Jahr im Voraus. 27 Prozent nehmen sich dafür zwei bis drei Jahre Zeit. Lediglich 11 Prozent gehen das Thema bereits mehr als drei Jahre früher an. Eine frühzeitige strategische Personalplanung sorgt dafür, die Qualität in der Patientenbehandlung zu sichern und die Fluktuation aufgrund von Arbeitsunzufriedenheit in Grenzen zu halten. Kurzfristige Planung hingegen sorgt für höhere Kosten und Entscheidungen müssen unter Zeitdruck gefällt werden. Wichtig ist dabei auch, die Altersstruktur im Klinikum im Blick zu behalten und junge Ärzte zu fördern.

2. Erfassen und analysieren Sie organisatorische Daten!

Rund die Hälfte der befragten Krankenhäuser führt keine regelmäßigen Analysen der erfassten Fehlzeiten durch. Fast ein Drittel verzichtet auf eine Aufgliederung der Personalkosten nach Organisationseinheiten. Solche Daten können Ihnen aber wichtige Hinweise für die Optimierung Ihrer Kostenstrukturen geben. Darüber hinaus decken sie aufkommende Personalengpässe auf den Stationen auf.

Planen Sie Ihren Personalbedarf rechtzeitig!

3. Fragen Sie nach: Wie zufrieden sind Ihre Mitarbeiter?

Die meisten Kliniken führen keine Mitarbeiterbefragungen zu deren Zufriedenheit durch. Nur 34 Prozent gaben an, dies regelmäßig zu analysieren. Auffällig ist, dass eher kleinere Häuser solche Umfragen machen. Dabei sollten sich alle Krankenhäuser dem Thema widmen. Zufriedene Mitarbeiter denken nämlich nicht über einen Stellenwechsel nach. Läuft es mal nicht so rund, wissen Ihre Mitarbeiter oft zuerst, was man verbessern könnte. Wenn Sie aber nicht nachfragen, werden Sie nicht erfahren, was Sie für ein zufriedenes Personal tun können.

4. Nutzen Sie die Chancen der Digitalisierung richtig!

Die Studienautoren hoben positiv hervor, dass die Digitalisierung in deutschen Krankenhäusern voranschreitet. So nutzen die meisten Kliniken (65 Prozent) Data-Warehouse-Systeme. Das sei im Vergleich zu 2012 eine Steigerung um zwölf Prozent. Die Experten bemängeln jedoch, dass die Möglichkeiten der Digitalisierung nicht ausreichend genutzt werden. So kann beim Controlling trotz der Einführung vieler digitaler Strukturen bisher keine Zeitersparnis festgestellt werden. Das bedeutet, das viele Krankenhäuser Schwierigkeiten haben, ihre Prozesse zu optimieren. Angesichts des Fachkräftemangels muss sich das schnell ändern, denn die Digitalisierung hat das Potenzial, Ihre Mitarbeiter zu entlasten.

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Titelbild: © iStock.com/cnythzl

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