Closed Loop Reporting: zwei Teams, ein Datenkreislauf

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Eva Heintz über Closed Loop Reporting
Eva Heintz ist Communication Manager im Team der DMEXCO. © Koelnmesse GmbH

Closed Loop Reportings sollen helfen, die Lücke zwischen Sales und Marketing zu schließen. Aber warum ist das eigentlich so wichtig? Über Daten und effizientes Datenmanagement.

Daten sind die wertvollste Währung im Marketing – und im Vertrieb. Doch so richtig zum Glänzen bringt man diese erst, indem man sie auch geschickt nutzt. Closed Loop Reporting will Grenzen überwinden und zusammenführen, was laut Eva Heintz, Communication Manager im DMEXCO Team, dringend zusammen gehört.

Was genau bedeutet Closed Loop Reporting?

Ein Closed Loop Reporting bildet einen geschlossenen Datenkreislauf ab. Das heißt, dass sowohl das Vertriebs- als auch das Marketingteam Zugriff auf die Daten und Kennzahlen einer Kundenreise haben. Warum ist das wichtig? Weil so beide Teams wissen, wann aus einem Marketing Qualified Lead (MQL), also einem potenziellen Interessenten, der nach Erstkontakt mit Informationen und weiterführendem Content versorgt wird, ein Sales Qualified Lead (SQL), also ein aktiver Kunde wird.  „Durch das permanente Feedback via Sales wird auch im Marketing sichergestellt, dass hochwertige Leads generiert werden“, sagt Eva Heintz. „Man nutzt somit Indikatoren und KPIs beider Welten und bündelt diese in einem geschlossenen Kreislauf.“ Als Beispiel von zielführenden Daten nennt sie Öffnungsraten von Newslettern, Leadrankings, oder die Performance-Kennzahlen bestimmter Kampagnen.

Was bringt ein Closed Loop Reporting?

Das klingt erst einmal logisch – und ist dennoch oftmals nicht gelebte Praxis. Laut Eva Heintz setzen Sales und Marketing oft unterschiedliche Tools ein – mit unterschiedlichen Zielsetzungen. Marketing-Software setzt auf die Website-Analyse, Steigerung der Conversions und Verbesserung der Kampagne, die Kolleg:innen im Sales verwalten Daten (potenzieller) Kunden im CRM-System. Die Folge: Es kommt zu Lücken im Informationskreislauf. Lücken, die es gilt zu schließen, um die Kommunikation zu optimieren. Einige Beispiele:

  • Welcher Content wird von Ärzt:innen bevorzugt angefragt?
  • Welche Informationen haben Sie dazu bewegt, sich beispielsweise für eine Veranstaltung anzumelden oder an einem Webinar teilzunehmen?
  • Für welches Webinar hat er oder sie sich letztendlich nach Kontaktaufnahme entschieden?
  • Mit welchem Content kann das Marketingteam aufsatteln?

Was braucht ein Closed Loop Reporting?

Eva Heintz verweist darauf, dass Daten sowohl über eine Software-Schnittstelle ausgetauscht oder innerhalb einer ganzheitlichen Plattform erfasst werden könnten, um einen vollständigen Loop, sei es für HCPs oder für Patient:innen, zu erfassen. Wichtig sei, dass sowohl Marketing als auch Sales jederzeit auf die Daten zugreifen könnten. „Alle Stakeholder im Marketing sowie Sales sollten bei der Erstellung der KPIs involviert sein.“ Wie so oft gilt auch hier: ohne Fleiß kein Preis. Closed Loop Reportings leben von der ständigen Optimierung. „Die regelmäßige Überprüfung der Daten, Nachjustierung der bestehenden Prozesse wie Datenerhebung und -Anreicherung aller Stakeholder sind enorm wichtig.“


Tipp: Die DMEXCO, die Digital Marketing Exposition & Conference, findet am 21. & 22. September 2022 voraussichtlich als Präsenz-Event in Köln statt. Das Kick off-Event, die Digital Spring Summit, steigt am 3. Mai 2022 – digital und kostenfrei. Im März startet die Registrierungsphase für das Event. Mehr Informationen finden Sie hier.

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